服务指南

校内单位查档须知

为更好满足校内各单位因工作需要查询档案的需求，规范、高效提供查档利用服务，现就有关事项说明如下：

一、查档流程

（一）查阅本单位档案。

1.查档申请。查阅本单位档案，需填写《查阅档案申请表》（以下简称《申请表》）或开具本单位介绍信，载明单位名称、查档经办人信息、查档原因及用途、所需查阅档案内容等，经本单位负责人签字同意并加盖本单位公章。

2.档案查阅。查档经办人持手续齐备的《申请表》或介绍信、身份证或工作证等有效证件到档案馆提交查档申请，档案馆根据申请理由和档案内容决定是否提供利用。利用未开放档案，需经档案馆负责人同意，必要时还须经主管校领导审查同意。查档数量较大的，查档经办人还需在《查档利用告知书》上签名，承诺保证档案信息安全。

（二）查阅其他单位档案。

1.查档申请。查阅其他单位形成的档案，需填写《申请表》，载明单位名称、经办人信息、查档原因及用途、所需查阅档案内容等信息，经本单位负责人签字同意并加盖本单位公章。

2.形成部门同意。档案形成单位负责人在《申请表》上签字同意并加盖档案形成单位公章。

3.档案查阅。查档经办人持手续齐备的《申请表》或介绍信、身份证或工作证等有效证件到档案馆提交查档申请，档案馆根据申请理由和档案内容决定是否提供利用。利用未开放档案，需经档案馆负责人同意，必要时还须经主管校领导审查批准。查档数量较大的，查档经办人还需在《查档利用告知书》上签名，承诺保证档案信息安全。

二、注意事项

（一）查档经办人应与《申请表》或介绍信一致。《申请表》经本单位负责人签字并加盖单位公章的，不需再开具介绍信。

（二）查考利用的档案应专题专用，查档单位、查档经办人应当对档案的保密、安全和完整负责，确保档案利用的适当性。若用于公开出版，需经档案馆审核同意，并注明来源及版权归武汉大学档案馆所有。

（三）任何单位和个人未经档案馆同意，不得公布、传播未公开的档案内容（含数字化内容）。

（四）为提高利用效率，建议提前联系档案馆。联系电话027-68754883。

附件：

1.查阅档案申请表

2.查档利用告知书

附件1

查阅档案申请表

说明：查档时请出具本表纸质版。（1）校内单位查询本单位档案，须经本单位负责人签字同意并加盖本单位公章；查询校内其他单位形成的档案，还需档案形成单位负责人签字同意并加盖形成单位公章。（2）查阅档案应专题专用，查档单位、查档经办人应当对档案的保密、安全和完整负责，确保档案利用的适当性。若用于公开出版，需经档案馆审核同意，并注明来源及版权归武汉大学档案馆所有。（3）任何单位和个人未经档案馆同意，不得公布、传播未公开的档案内容（含数字化内容）。（4）未尽事宜可咨询电话：027-68754883。

附件2

查档利用告知书

根据国家档案管理相关法律法规及我校档案工作相关制度，现就武汉大学档案馆大宗查档和数字化利用有关事项告知如下：

一、查考利用的档案须专题专用，仅限于本次查档申请的用途。

二、查档单位指定的查档经办人员应相对固定，并在《查档利用告知书》上签字。

三、查档单位、查档经办人员应对档案的保密、安全和完整负责。不得擅自拆卷，不得涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁和污损档案。查阅档案时严禁吸烟、喝水，严防损坏和污染档案材料。

四、查档经办人员应在档案馆指定地点查阅档案；未经档案馆工作人员同意，不得拍摄、扫描、复印、摘录档案。复制、数字化利用档案，应使用档案馆提供的设备；应登记档号、数量、页码等信息，签名后交由档案馆留存备份。

五、复制、摘录、数字化利用本馆未开放档案，应妥善保管，严格保密，不得转借、扩散和转让；不得在发表刊物中摘录和引用档案全文，部分引用时应注明“武汉大学档案馆馆藏”；利用本馆档案汇编、出版、陈列、展出或者制作专题数据等，应征得本馆同意、注明来源。利用本馆档案制作的各种出版物，应向本馆提交一套备存。

查档经办人阅知签字：                       

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