校友邮箱查档须知
为满足广大校友查询就读我校期间学籍学历档案的需求，我馆提供电子邮箱查档服务。不便回校查档的校友可通过电子邮箱提交查档申请，我馆以EMS邮费到付方式快递查阅的纸质材料（目前寄送范围仅限大陆地区，港澳台和国外无法寄送纸质档案）。接收校友查档邮件的电子邮箱地址为：archive@whu.edu.cn。
为快速准确地为校友提供服务，请务必按以下说明撰写查档申请邮件：
一、邮件主题
×××（校友姓名）校友申请查阅××××（材料名称）
二、邮件正文
（一）校友信息：本人于××××年入学，××××年毕业于××××专业
（二）查档原因：
（三）所需材料：申请查阅×××、×××、×××
（四）收件人电话、收件地址（地址格式为：××省××市××区××××××。省、市、区信息要完整，以便快递下单）
示例：
（一）张三于2015年入学，2019年毕业于汉语言文学专业。
（二）查档原因：出国进修需要本科学习成绩做中英文对照件
（三）所需材料：本科成绩单
（四）收件人：张三，
电话：134××××××××
地址：湖北省 武汉市 武昌区 ×××××
三、上传附件（按顺序上传校友本人有关证件原件图片，单个图片尽量在5M以内，不要上传压缩包）
（一）毕业证、学位证照片（所查档案对应学习阶段的毕业证、学位证）
（二）身份证正面、反面照片（建议照片加注“仅限档案查阅使用”等字样）
（三）其他有助于明确校友查档需求的材料（如校友所在单位人事部门出具的补档说明）
请校友按照上述要求撰写查档邮件、提供收件信息并上传附件，只要邮箱地址正确，电子邮件一定能正常到达我馆查档邮箱。
查档快递准备完毕后，档案工作人员会将快递单号通过电子邮件回复给校友。校友可适时查看邮件回复、了解办理情况；也可以登录微信小程序“EMS中国邮政速递物流”查看快递进度。
感谢校友配合！未尽事宜可咨询电话：027-68754883。
