档案馆 2015 年上半年档案服务大盘点

2015 年上半年档案服务主要呈现以下几个特色：取消多年来的档案服务收费制度，提供无偿免费服务；国家机关和企事业单位用户数量增长迅速；邮箱服务成为继窗口服务的第二大服务渠道；突发性、临时性、时限性服务业务增多。

一、取消利用档案收费，无偿为用户提供查询利用服务

根据《国家档案局关于严格执行财务部、发展改革委关于取消利用档案收费规定的通知》（档发 [2013]3 号）文件规定：全国各级档案部门（含各级各类档案馆）立即停止所有利用档案收费，不得以任何理由拖延或者拒绝执行。在附件《财务部 发展改革委关于公布取消和免征一批行政事业性收费的通知》中，明确将档案部门的利用档案收费列入取消的行政事业性收费项目。遵照这两个文件规定，同时根据学校的部署和安排，档案馆于今年 4 月开始取消档案利用收费，无偿为用户提供查询利用服务，这一举措既获得了用户的拥护，同时也省却了工作人员收费开票、票据登记等一系列繁琐手续，在一定程度上节约了服务工作人员的时间，提高了服务效率。

二、快递服务付费方式悄然改变

档案利用收费的取消大大方便了外地查档的用户，之前档案馆一直和中国邮政合作，为外地的用户提供快递服务，但是长久以来中国邮政和档案馆的合作并没有开通到付费功能，再加上利用档案收费，所以外地用户不得不先到当地邮局付费。今年取消利用档案收费以后，外地用户大增，经档案馆与中国邮政的协调和沟通，中国邮政一改之前的服务方式，全力开通到付费业务，为外地用户利用档案提供了便利、缩短了时间，提高了档案服务效率。

三、 邮箱服务成为继窗口服务之后的第二大服务渠道

截至 6 月 30 号，档案馆 2015 年度对外服务邮箱收到档案信息查询邮件 778 封，仅次于 2014 年一年的收件数量 ( 收 818 封 ) ，而相对于 2013 年度（收 326 封）、 2012 年（收 150 封左右）的收件数量而言，已经翻了几翻！邮件服务真正成为继窗口服务之外的第二大服务渠道！

档案馆自合校之初就开通了邮箱服务，但是当时主要以传真、信件以及窗口服务为主，邮件只是辅助手段，服务对象主要是国外用户，每年的收件数量基本上不超过 100 封。随着信息化社会的深化发展和网络通讯技术的普及，邮件的使用逐步受到重视。管理室自 2010 年开始大力推广邮箱的使用，在档案馆网站上与服务电话一起公布在主页的醒目位置。此后邮件业务逐步增多。从 2011 年之后，每年收件数量几近翻倍增长。同时传真和信件业务逐年下降。特别是去年 4 月份和档案馆的主要用户——教育部学位中心协调采用邮件往来处理业务以后，邮件数量猛增。仅去年一年，只教育部学位中心就收到 400 多封邮件，而今年仅仅半年时间，收到教育部学位中心的邮件已经近 400 封。邮件服务现在已经成为网络时代的重要渠道。

四、国家机关和企事业单位用户数量增长迅速

根据《中共中央组织部关于 < 全国干部人事档案专项审核工作实施方案> 的通知》（组通字 [2014]32 号）要求， 2015 年全国各地的国家机关和企事业单位开展对副处级以上干部进行人事档案的审查，主要是清查学历、对人事档案查漏补缺。所以寒假开学以来，来馆的国家机关和企事业单位用户激增，核实干部学历或者就缺失的部分人事档案进行补档。迄今为止，已接到来自北京、上海、天津、广东、湖北、广西、云南、海南、河南等十几个省、市、自治区的大中城市的国家机关和企事业单位的来电、来函和邮件，很多单位也专程赶到档案馆办理。档案馆档案服务窗口几乎每天都会接待来自外地的用户，办理与此相关的业务。其中仅咸丰地区部分单位通过到馆或者邮件、快递等形式办理了 70 多位干部的学历认证或补档业务，华中科技大学也先后到馆办理了 20 多位干部的相关业务，另外还有大约 30 多位干部人事档案的补档业务是各个单位委托学校组织部、并经档案馆协助办理。半年来，协助国家机关和企事业单位用户对干部人事档案的审查提供学历档案的核实以及补档服务基本上成为档案馆的主要的工作内容之一。

五、突发性、临时性、时限性服务业务增多。

除了日常常规性档案服务业务，配合学校各部门的工作安排和学校的各项活动，今年上半年临时性、突发性业务也逐步增多。

1. 为体育部提供近百位校际龙舟赛参赛运动员的专项认证材料。

一年一度的校际龙舟赛是高校间规模比较大的一项赛事，赛事前，武汉大学的参赛运动员都需要提交认证材料——高考录取花名册。六月初，管理室为体育部先后提供了近百人的运动员名单，请档案馆协助查阅他们的录取花名册。因为参赛选手人数多，这些学生又来自不同的省份，而且年级不同，需要查阅 2012-2014 年三年的档案录取名册，查阅起来非常困难，而且要限时交付，任务重，时间紧。管理室陶晓钟主任安排 马菲 老师专门负责这项事宜， 马菲 老师紧张工作了两天多的时间才将这些运动员的录取材料准备齐全。

2. 为公共管理学院老师研究生教学评估提供学位档案的利用服务

7 月 13 和 14 号，在学校暑假放假前夕，公共卫生学院的沈老师和左老师来馆查阅 2009-2013 年度毕业生的学位档案材料，为即将到来的研究生教学评估做准备。该院 5 个年度的毕业研究生的学位档案共 185 卷。几乎每个学生的学位档案都要调阅，并选择其中与教学评估相关的材料复印、拍照。管理室陶晓钟老师和钟崴老师积极配合两位老师，查阅、调档，分年度将该院系的学位档案从不同库房调出，为无偿为其提供复印，使两位老师顺利完成学位档案教学评估材料的准备。

3. 接待华北电力大学档案馆同仁到馆查档， 兄弟院校馆际交流首次开展利用服务

6 月 3 号，两位兄弟院校档案馆的老师——华北电力大学档案馆郭老师和梁老师专程从北京来到武汉大学档案馆。 查询在华北电力大学工作的 28 位校友（包括原武汉水利电力大学校长、现华北电力大学的校长——刘吉臻教授在内）曾经在武汉大学学习和工作经历的相关材料。需要查询的档案内容涉及教学、行政、党群等几大类别，时间从二十世纪六七十年代到二十一世纪初，前后 30 多年的跨度；每个人的档案又都分布在多个归档年度的若干卷宗内，因此工作量相当大。再加上这些卷宗还没有实现数字化，全部都要依靠手工调阅，也在无形中增加了工作难度。管理室主任陶晓钟专门安排钟崴老师接待、帮两位老师查询、调档、复印。短短的两天时间，钟崴老师带领郭老师和梁老师先后调阅了 103 卷档案，通过一页页查找，一件件翻阅，复印拍摄了大量的校友资料。例如，仅与刘吉臻老校长有关的材料就找到 10 份，其中包括他在校期间的演讲文稿等部分珍贵材料；负责声像档案管理的技术室李娜老师也积极配合，查阅校友可能留存在学校的照片、视频等声像资料，找到刘吉臻老校长接待国际友人、参加毕业生典礼和指导学生实验的珍贵照片 18 张。 开展兄弟院校的档案利用服务，实现资源共享，特别是像此次这样集中程度高、规模比较大的馆际档案资源查询利用，在本馆尚属首次。 （档案管理室 刘春弟）

二〇一五年七月十四日