校内单位因公查档须知

  为更好满足校内各单位因工作需要查询档案的需求，规范、高效提供查档利用服务，现就有关事项说明如下：

  一、查档流程

  （一）查阅本单位档案。

  1.查档申请。查阅本单位档案，需填写《武汉大学校内单位因公查档申请表》（以下简称《申请表》）或开具本单位介绍信，载明单位名称、查档经办人信息、查档原因及用途、所需查阅档案内容等，经本单位负责人签字同意并加盖本单位公章。

  2.档案查阅。查档经办人持手续齐备的《申请表》或介绍信、身份证或工作证等有效证件到档案馆提交查档申请，档案馆根据申请理由和档案内容决定是否提供利用。利用未开放档案，需经档案馆负责人同意，必要时还须经主管校领导审查同意。大宗查档和数字化利用，查档经办人还需在《武汉大学档案馆大宗查档和数字化利用告知书》上签名，承诺保证档案信息安全。

  （二）查阅其他单位档案。

  1.查档申请。查阅其他单位形成的档案，需填写《申请表》，载明单位名称、经办人信息、查档原因及用途、所需查阅档案内容等信息，经本单位负责人签字同意并加盖本单位公章。

  2.形成部门同意。档案形成单位负责人在《申请表》上签字同意并加盖档案形成单位公章。

  3.档案查阅。查档经办人持手续齐备的《申请表》或介绍信、身份证或工作证等有效证件到档案馆提交查档申请，档案馆根据申请理由和档案内容决定是否提供利用。利用未开放档案，需经档案馆负责人同意，必要时还须经主管校领导审查批准。大宗查档和数字化利用，查档经办人还需在《武汉大学档案馆大宗查档和数字化利用告知书》上签名，承诺保证档案信息安全。

  二、注意事项

  （一）查档经办人应与《申请表》或介绍信一致。《申请表》经本单位负责人签字并加盖单位公章的，不需再开具介绍信。

  （二）查考利用的档案应专题专用，查档单位、查档经办人应当对档案的保密、安全和完整负责，确保档案利用的适当性。若用于公开出版，需经档案馆审核同意，并注明来源及版权归武汉大学档案馆所有。

  （三）任何单位和个人未经档案馆同意，不得公布、传播未公开的档案内容（含数字化内容）。

  （四）为提高利用效率，建议提前联系档案馆。联系电话027-68754883。

附件：

1.武汉大学校内单位因公查档申请表

2.武汉大学档案馆大宗查档和数字化利用告知书