研究生学位论文及评审材料立卷归档操作流程

一、收集纸质材料

进入档案馆主页，点击“业务指导”栏目，根据“表格下载”栏目中所列各类卷内目录的模板，收集相应类别学位档案的文件材料。

二、 组卷

1. 取得学位的研究生,其学位档案按人组卷，即每位研究生的学位材料组成一卷。

2. 检查学位材料：

（1）有材料缺失，请补充齐全；

（2）印章、签名、内容不完整，请加盖、补填完整。

3. 博士、硕士学位论文组卷情况说明如下：

（ 1 ）非涉密的博士学位论文与评审材料一起组卷，非涉密的硕士学位论文不与评审材料一起组卷，学院自存；

（ 2 ）涉密的博士或硕士学位论文，由本人单独交与学校档案馆技术室保存。

三、在档案管理信息系统中检索需处理的学位档案数据

1.在档案馆主页上，登录“档案系统”，进入全流程整理，点击左侧的“教学档案（学籍学位）”，点击“待处理”下方蓝色字体，进入档案信息处理页面，点击“教学立卷归档-档案案卷库”，即可显示本单位应归档研究生学位档案的条目信息。

2.检查系统中显示的总条目数量是否与当年本单位毕业研究生的实际人数相符，不符之处可与档案馆指导老师联系。

4.按照页面上显示的档号信息，确定每卷研究生学位档案的档号，并将案卷号写在每一卷档案袋的底部。

5.单独检索学位档案或某一专业学位档案的方法如下：

  进入“教学立卷归档-档案案卷库”页面，在“检索”左侧空白框内输入“JX1216”或“XXX专业”字样，点击“检索”，即可出现所需要的案卷信息。

四、 打印卷内目录并补充填写完整

1. 在档案管理系统的“教学立卷归档-档案案卷库”页面，勾选需打印的案卷（每次选择同一学位类型的条目），点击“目录打印”，再选择相应类型的卷内目录模板进行批量打印。

2. 卷内目录上需工整填写“责任者”和“日期”两列，“文件编号”和“页次”两列不填。

3. 卷内目录反映本卷学位档案的实际内容，如卷内目录所列材料缺失无法弥补，须在备注栏内注明“缺”。

4.将卷内目录放入学位档案卷首。

五、排列卷内材料顺序

1. 卷内文件材料按卷内目录所列顺序进行排列。

2. 卷内每件材料单独装订成册，装订前请取出外露的订书钉、回形针等金属物。

六、加盖并填写件号章

1. 盖章位置：在每件文件材料首页的右上角加盖件号章。

2. 完整填写件号章内容，包括全宗号、部门号、年度号、分类号、案卷号和件号 6 个部分（件号为卷内目录的序号）。

3. 盖章应清晰，填写应工整。

七、确定总件数

检查系统中显示的每一卷的件数与纸质材料的件数是否一致，如不一致，则以实物的件数为准，并自行修改系统中的件数。

件数的修改方法如下：

（1）单独修改：点击本卷的“修改条目”按钮，在修改页面，将著录项“总件数”信息改为本卷实际总件数，然后点击右下角“保存”按钮即可；

（2）批量修改：选中需要修改的案卷，在菜单栏点击“修改条目”，出现批量修改窗口，在< 著录项>栏选择“总件数”，< 值>栏填写原总件数，< 替换为>栏填写实际总件数，按确定按钮即可完成批量修改。

；

八. 打印备考表

1.在“教学立卷归档-档案案卷库”页面，点击“目录打印”，再选择备考表进行批量打印。

2.填写“本卷情况说明”。如无缺件情况，无需填写。如有缺件情况，在“本卷共*件”后，手写“另缺 ***”（ *** 表示所缺文件材料题名）。

3.立卷人、立卷时间：由组成本卷的责任者签名、填写。

4.检查人、检查时间：由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名、填写。

5.根据卷内备考表上的档号将其放入对应学位档案卷后。

九、打印移交目录和移交清单

在“教学立卷归档-档案案卷库”页面，选中需打印的案卷，点击“目录打印”，分别选择“移交档案目录”、“档案移交接收清单”进行打印，一式三份，在移交人处签名并加盖本单位公章，向档案馆移交。