本科毕业生成绩单、学籍卡归档流程

       一、组卷

       1. 本科毕业生的成绩单、学籍卡片按照“档案系统”提供的案卷信息进行组卷，归档成绩单打印和盖章要清晰，归档学籍卡要填写完整；

       2、在档案馆主页上，登录“档案系统”，进入全流程整理，点击左侧的“教学档案（学籍学位）”，  点击“待处理”下方蓝色字体，进入档案信息处理页面，点击“教学立卷归档-档案案卷库”对话框，检索出应归档的本科毕业生成绩单和学籍卡案卷信息，按照上面显示的档号信息，确定每卷成绩单和学籍卡的档号；

       检索本科毕业生成绩单和学籍卡案卷信息的方法：

       在“教学立卷归档-档案案卷库”页面，在“检索”左则空白处输入“JX1314”,点击“检索”，即可出现本科毕业生成绩单和学籍卡案卷信息。

       二、卷内排列顺序

       1. 成绩单或学籍卡严格按照“档案系统”提供的卷内顺序排列。

       2. 在“教学立卷归档-档案案卷库”页面，在每一条信息的“操作”栏，点击“查看卷内”图标，即可显示本卷成绩单或学籍卡的卷内信息，按照卷内顺序号进行排列。

       3. 如有出国、退学等学籍异动情况但学生学籍卡仍留在原学院的，由原学院将其归入原专业学籍卡案卷内，其学籍卡的学籍异动信息应填写完整再行归档。其档案信息通过添加卷内条目完成，其方法如下：

       在“教学立卷归档-档案案卷库”页面，在需要添加信息的那一卷“操作”栏，点击“查看卷内”图标，进入“教学立卷归档-卷内文件库”页面，选中最后一条信息，点击菜单栏“添加条目”进入著录页面，在原信息的基础上修改为添加条目的信息（如卷内顺序号+1、题名需修改学生姓名、毕业时间空白等），完成修改后点击右下方“保存”按钮即可；

       4. 修改案卷总件数：返回“教学立卷归档-档案案卷库”页面，选中添加完信息的案卷，点击“操作”栏的“修改条目”图标，进入著录项修改页面，将总件数改为实际总件数，然后点击右下方“保存”按钮即可；

       5. 打印卷内目录和卷内备考表

在“教学立卷归档-档案案卷库”页面，选中需打印的案卷，点击“目录打印”，选择“卷内目录”、“卷内备考表”分别进行打印，按档号放入相应的案卷中，卷内目录放在首页，卷内备考表放在最后。

       三、加盖和填写件号章

       1. 盖章位置：在每张成绩单、学籍卡的右上角空白处加盖件号章。

       2. 完整填写的件号章内容包括全宗号、部门号、年度号、分类号、案卷号和件号（即卷内目录的序号）6 个部分。

       3. 盖章应清晰，填写应工整。

       四、填写卷内备考表

       1. 填写“本卷情况说明”，如有缺件情况，请填写”另缺 * 件学籍卡”，并逐件注明缺件的学生学号、姓名等信息。

       2. 立卷人：由组成本卷的责任者签名。

       3. 检查人：由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

       4. 立卷时间：填写完成立卷的日期。

       五、打印移交目录和移交清单

在“教学立卷归档-档案案卷库”页面，选中需打印的案卷（若全部打印，可不作选择），点击“目录打印”，分别选择“移交档案目录”、“档案移交接收清单”进行打印，一式三份，在移交人处签名并加盖本单位公章，向档案馆移交。

（2022年2月更新）