武汉大学档案馆名人档案保管利用办法

武大档函 [2007] 2 号

第一条 根据国家有关规定和《武汉大学著名人物档案管理办法》（武大档字 [2006]2 号）文件精神，为了加强我校名人档案的科学管理，弘扬学校著名人物在学校发展和建设中做出的突出贡献，结合我校实际，制定本办法。

第二条 名人档案的整理

1. 对馆藏名人档案，按人名实行集中管理，实行一人一号，按进馆顺序编制顺序号。

2. 名人档案应以每个名人为单位设立全宗。内容主要包括：名人介绍、档案内容及整理说明、档案交接文据和目录清单、档案保管状况和统计记录等。

3. 全宗内分类：纸质类、声像类、实物类。

4. 根据载体、类别的不同，选择以卷或以件为单位，按国家标准和规范进行整理、编目、编号和排架。文书文件、证书、著作等按《归档文件整理规则》进行整理编目；科技文件保持成套性，按《科学技术档案案卷质量一般要求》进行整理编目；照片按《照片档案管理规范》进行整理编目；录音、录像、磁盘、光盘等编写文字说明编目装盒；字画以件为单位整理编目；其它大型物品以件为单位整理编目。

第三条 名人档案的保管

1. 名人档案的保管期限——永久保存。

2. 设立专门的名人档案库。档案馆是学校名人档案保管的中心。

3. 按照国家关于档案保管的要求管理名人档案库房。制定科学的管理制度，配备温湿度控制、安全消防、消防报警等先进设备，采用防火、防盗、防水、防高温、防光、防尘、防有害气体和有害生物等措施，运用现代技术手段，对名人档案进行科学管理，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全。

4. 档案馆定期对名人档案保存状况进行检查，对破损、变质的档案及时采取补救措施，进行修复或复制。

5. 建立名人档案数量、质量统计制度，每年对名人档案的接收、保管、利用等情况进行登记、统计。

第四条 名人档案检索工具

根据管理和利用名人档案工作的不同需要，分别编制名人档案管理和检索目录（索引），建立必要的检索工具。主要包括档案保管目录、分类目录和人名索引等。

第五条 名人档案的利用

档案馆应充分尊重名人档案形成者或捐赠者的意愿，在依法保护名人档案形成者或捐赠者知识产权等合法权益的前提下，开展名人档案的利用工作。

1. 为名人档案形成者或捐赠者提供优质的利用服务。名人档案形成者或捐赠者凭本人的有效证件，在法定的工作日，可以随时到档案馆免费优先查阅利用其档案；其它时间内，也可以通过预约的方式到档案馆查阅利用。

2. 档案馆公布名人档案，须征得相应的档案形成者或捐赠者的同意。名人档案形成者或捐赠者认为档案中不宜开放利用的部分，档案馆须对其进行保密或限制利用。对涉及知识产权内容的档案，档案馆将依照《档案法》和《知识产权法》的规定进行保护，依法限制查阅、摘抄和复制。

3. 做好名人档案查阅利用者的管理工作。要求其不得拆取卷内文件，不得在案卷上涂改、批注、加字、勾画和剪裁，不得私自复制等。对于故意损坏、涂改、伪造或者擅自复制、提供、公布、出卖名人档案的责任人员，根据档案的价值和情节的轻重，依据《档案法》的规定给予处罚；对造成损失的，依照规定赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

4. 档案馆对名人档案做好编研和宣传工作，有组织有计划地宣传武汉大学的名人和悠久历史文化，如举办名人档案展览、开展名人档案学术研究活动等，积极发挥名人档案的价值，为学校的发展和建设服务。

第六条 本办法自公布之日起实行。

第七条 本办法由档案馆负责解释。

档 案 馆    

二 00 七年一月十日