武汉大学声像档案管理暂行办法

为加强学校声像档案的管理，根据《武汉大学档案管理办法（试行）》（武大档字【 2001 】 2 号）精神，结合学校实际，特制定本办法。

一、归档范围

1. 照片类

⑴与学校工作有关的重大活动照片。

⑵校领导、两院院士、博导、著名教授及有一定影响的知名人物、杰出的校友的工作照、标准照。

⑶国家重点学科、重点实验室的设备及相关典型活动的照片。

⑷每一位获得学位（学、硕、博）的毕业生符合存档要求的穿学位服的学位照片。

2. 录音类

⑴校级领导在重大活动中的讲话录音文件

⑵国家领导、省市领导及外国元首来校考察访问时的重要发言。

3. 录像类

校级及国家重点学科举办的重大活动中形成的录像文件

二、归档要求

1. 照片类档案

⑴分类命名：电子版要求按照照片内容如某一次重大活动或某一类人物照片等分类方法进行分类，形成不同的文件夹，再对文件夹、每一张照片进行准确命名，名称中均应包含序列号；

⑵冲洗照片，并在其照片背面用铅笔填写相应的序列号（包括相应的文件夹序列号与照片电子版序列号，中间用“，”分隔），最后以此序列号为准进行排序分别装入不同的分装袋中。照片的电子版要求以 JPG 或 TIFF 格式移交档案馆。

2. 录音类档案，可参照照片类的电子版分类方法进行分类、处理，再以ＭＰ３或Ｗ A Ｖ文件格式移交档案馆。

3. 录像类档案，单独刻盘，并以刻录光盘的形式向档案馆移交。

三、移交

1. 将本部门形成的声像档案相对应的项填入《声像档案著录表》（见附件），并打印，一式三份，一份单位自存，一份交指导老师，一份交技术室。

2. 将本部门形成的声像档案的电子版以及填写好的《声像档案著录表》一并刻录成光盘，并在光盘上标注本部门代码、名称以及移交时的日期包括年月日。

3. 将冲洗好的照片、刻录的光盘以及打印的《声像档案著录表》一并向档案馆技术室移交，经检验合格后，由技术室接收人员返回接收清单表。

四、声像档案存档

1. 由档案馆技术室相关人员负责装盒、确定档号、编制。

2. 部门移交的电子光盘交档案馆技术室负责人统一保管。

五、声像档案的利用

1. 查阅者需填写“声像档案查档登记表”，经批准后方可查阅利用。

2 . 声像档案原件只限在馆内查阅，档案馆技术室可提供复印、复录、翻拍、扫描等多种手段，以满足利用者的不同需求。

附件：《武汉大学声像档案著录表》

武汉大学档案馆

二 OO 七年三月十日

附件：

武汉大学声像档案著录表

单位代码：单位名称：

移交人：接收人：日期：

填表说明：

1、照片类、声音类档案以文件夹的序列号为准，一个文件夹注入一条信息，数量指该文件夹中的文件的个数。

2、题名与相应的文件夹或文件名相同；责任者即相应文件的作者，即对声像档案内容负有责任的团体或个人，备注部分是相应的背景资料说明。

3、单位代码与单位名称请参见《关于修订档号设置办法的通知》（武大档字 [2006]6 号。