武汉大学档案移交与接收工作制度

       为进一步加强我校档案移交与接收工作的规范化和制度化管理，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《武汉大学档案管理办法》有关规定，特制订武汉大学档案移交与接收工作制度。

       一、归档时间

       1.党政部门和能按自然年度归档的部门在次年六月底以前完成立卷归档工作。

       2.按教学年度归档的部门应在次学年寒假前完成立卷归档工作。

       3.科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作。

       4.重大活动档案，主要承办单位应当自重大活动结束之日起2个月内向档案馆移交。

       二、案卷质量检查与验收

       为了保证移交进馆案卷的质量，在档案移交前，档案馆督导人员应对拟移交的案卷质量进行检查，其案卷质量必须符合《武汉大学文件材料立卷归档工作规范》的要求；对于不合格的文件材料应提出改正要求，由立卷人改正后再移交。

       三、档案移交

       1.学校各立卷单位必须按照《武汉大学档案管理办法》的规定，将本部门属于归档范围的文件材料分类组卷，经检查合格后按时向档案馆移交。

       2.经档案馆检查和同意，专业性较强或者材料内容较敏感以及涉密档案，可以延期向档案馆移交，凡拟延期向档案馆移交档案的部门，应于每年6月底前向档案馆申报，并由学校档案馆核准是否缓交档案。

       3.移交手续

       第一，编写立卷说明：立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料大体内容的介绍，通常由立卷部门基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明一式两份，其中一份报送学校档案馆。

       第二，立卷部门在《档案管理信息系统》中打印移交档案目录一式三份，在移交部门和移交经办人处分别签字、盖章，与档案实体一同移交档案馆。

       第三，经学校同意档案自存的单位应在每年年底前向档案馆提交当年新增案卷的档案目录，并由经办人签字、加盖单位公章。

       四、档案接收

       档案馆负责接收全校立卷部门移交的档案。库房管理员按照移交目录清点档案数量，督导人员负责填写档案移交接收清单；经清点检查无误后，立卷部门档案员、档案馆库房管理员和监督指导人员三方在移交目录和移交接收清单一式三份上分别签字；督导人员和库房管理员应及时进行移交接收登记，并将档案移交接收清单交与技术室进行数据导入，完成档案的移交与接收工作。

       五、本制度由档案馆负责解释，自公布之日起实施。

                                            档案馆   

2018.10．22