武汉大学校庆档案归档工作制度
校庆档案是武汉大学重大活动档案的重要组成部分，为规范校庆档案归档工作，充分发挥校庆档案在传承学校历史，弘扬“武大精神”，促进学校建设与发展中的重要作用，根据《武汉大学档案管理办法》和《关于做好重大活动和突发事件档案管理工作的通知》（武大档字[2021]2号）要求，特制订本制度。
一、归档原则
本着“为校管档，为校守史”“对历史负责，为未来服务”的精神，校庆档案归档工作坚持原始性、真实性、系统性和规范性的原则。
二、归档模式
校庆档案采用专题档案与常规工作档案相结合的归档模式。
（一）在学校设立了校庆筹备办公室（以下简称“校庆办”）的年份，以校庆办和下设的工作组形成的校庆相关文件材料为基础，建立“校庆专题档案”，校庆办部门号为“601”；学校各部门、单位形成的校庆相关文件材料，建立校庆档案专卷。
（二）在学校未设立校庆筹备办公室的年份，各单位形成的校庆活动相关材料与常规文件材料一并归档。
三、归档工作的组织与分工
（一）校庆办负责学校层面（含各个工作小组）在校庆活动中形成的文件材料的收集、整理、著录和移交工作；
（二）各部门及直属单位、院（系）、实验室、中心、研究院（所）等负责收集、整理本单位在校庆活动中形成的文件材料，并将有保存利用价值的校庆档案向档案馆移交；
（三）档案馆负责校庆档案归档工作的指导，并接收校庆办和其他各单位移交的校庆档案。
四、归档范围
凡是在校庆活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种纸质文件、电子文件、声像材料、实物等不同形式的历史记录均属归档范围。校庆档案归档范围主要包括但不限于以下内容：
（一）校庆筹备工作组织机构设置，校庆重大项目、重要事项的研究决策及其咨询工作形成的文件材料。
（二）校庆筹备工作动员会议、各种论坛和访谈、各类征集活动、网站建设及主页更新改版、校庆对外联络工作形成的文件材料。
（三）校庆基础设施维修与校园景观建设、环境整治工作形成的文件材料。
（四）校庆活动项目的组织策划、实施以及庆典大会、文艺晚会、晚宴等主要活动形成的文件材料。
（五）题词、贺信、贺电、祝贺视频、有纪念意义的贺礼、捐赠统计和捐赠物品。
（六）邀请函、校友登记簿、嘉宾签到簿、校友通讯录。
（七）校庆系列活动（国际交流、学术、宣传、文体、学生、校友活动等）形成的文件材料。
（八）校庆系列丛书样书，校史展及各类展览的布展方案，印刷品、纪念邮品，校庆活动标志、纪念章、纪念物样品等。
（九）校庆专题宣传片及校庆献礼影视剧样片。
（十）后勤保障和安全保卫工作的有关材料。
（十一）校庆活动总结表彰工作的文件材料。
（十二）新闻媒体对校庆活动的宣传报道。
（十三）校庆活动中形成的其它有保存价值的材料。
校庆档案归档范围细目详见附件（《武汉大学校庆文件材料归档范围和保管期限表》）。
五、归档要求
（一）各单位要切实加强对校庆档案归档工作的领导，将校庆文件材料的收集归档纳入校庆工作的总体计划，实行同步管理，即：布置、检查、总结校庆工作的同时，布置、检查、验收校庆档案工作。
（二）落实责任制，各单位要指定专人负责校庆档案归档工作，按照分工负责、相互协同的原则，注意陆续收集、平时积累、集中有序保存校庆活动各个阶段形成的文件材料，为后续的整理和移交奠定基础。
（三）归档文件材料力求齐全完整，各类有保存价值的、各种载体形式的材料要收集齐全，成套性的如某一学术活动、庆典活动形成的文件材料要完整、系统。
（四）归档的文件材料以原件为主，凡是有与纸质文件相对应的电子文件的都需同步归档；实物要拍照并附说明；照片、录音、录像和电子文件须图像清晰、声音清楚，并附有相关文字说明。
六、归档程序与方法
参见《武汉大学文件材料归档工作规范》。
七、归档时间
（一）校庆办及各工作小组形成的校庆专题档案在校庆办停止工作前向档案馆移交；
（二）各院（系）、实验室、中心、研究院（所）等在校庆活动中形成的文件材料在校庆活动结束之日起两个月内向档案馆移交；
（三）各部门及直属单位在校庆活动中形成的文件材料在举办校庆活动的次年六月底以前向档案馆移交。
附件：武汉大学校庆文件材料归档范围和保管期限表
附件
武汉大学校庆文件材料归档范围和保管期限表
| XZll 行政综合 |
| 序 号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
| 1 |
校庆筹备工作阶段的文件材料 |
|
| （1）校庆筹备委员会、顾问委员会、学生参与委员会和筹备办公室人员名单，校庆筹备办公室组织机构及分工情况一览表； |
永久 |
| （2）校党委常委会、校长办公会议等研究校庆筹备工作的会议记录、纪要，校庆筹备委员会、顾问委员会、学生参与委员会和筹备办公室的会议记录、纪要； |
永久 |
| （3）有关校庆筹备工作的重要请示、报告及批示，阶段性工作汇报，校庆动态、校庆简报等； |
永久 |
| （4）各类校庆筹备工作动员会的重要材料； |
永久 |
| （5）校庆筹备工作整体规划和计划及活动方案、各专项工作的策划书、各阶段工作进度安排及具体实施计划、接待工作安排、交通和保卫工作方案； |
永久 |
| （6）校园道路、建筑、景观命名方案，档案史料征集通知，校庆纪念章、纪念邮票、纪念物样品，校庆口号、标志、创意、校庆主题歌创作以及入选和被录用作品作者的名单、作品样式图或作品集，优秀作品颁奖会的材料； |
永久 |
| （7）举办系列主题活动形成的重要材料； |
永久 |
| （8）校庆专题网站建设及主页更新改版设计形成的材料； |
永久 |
| （9）校庆校园环境整治计划，有关基础设施维修、校园景观建设、环境整治、园林绿化工程形成的重要材料； |
永久 |
| （10）校庆公告、通知，致有关领导、著名专家学者、海内外校友的邀请信（函）以及有关知名人士的回执和复信。 |
永久 |
| 2 |
校庆实施阶段的文件材料 |
永久 |
| （1）庆典大会 |
永久 |
| ①庆典大会仪程，国家领导人、教育部和湖北省、武汉市领导的讲话稿，校领导致辞，兄弟院校领导致辞，教师、学生、校友代表发言稿； |
永久 |
| ②与会人员名单、就座区域示意图、签到簿； |
永久 |
| ③现场纪实、新闻报道等材料。 |
永久 |
| （2）题词、贺信、贺电、贺礼、捐赠物品 |
永久 |
| ①有关领导、各界知名人士为校庆的题词； |
永久 |
| ②省、自治区、直辖市、特别行政区等各级地方政府，各高等院校、教育科研部门，各地校友会及校友，其他相关单位，海内外各界人士发来的贺信、贺电； |
永久 |
| ③全国各地有关单位、海内外有关机构及人士捐赠的物品和赠送的礼品清单。 |
永久 |
| （3）文艺演出、晚宴 |
永久 |
| ①晚宴仪程、有关领导致辞、参加人员名单、现场纪实和新闻报道等材料； |
永久 |
| ②晚会综艺演出和校庆系列演出的实施计划、剧本与曲目介绍、节目单、舞台及现场布置图、邀请函及请柬样式，现场纪实、新闻报道等材料； |
永久 |
| ③外出举办或参加各类演出的材料。 |
永久 |
| （4）国际交流 |
永久 |
| ①参加校庆活动的海外著名校友、来宾及外国专家名单； |
永久 |
| ②国际性的学术研讨与交流活动的日程安排，与会人员名单和通讯录，邀请函，发言稿，有关领导的讲话稿，重要来往信函，论坛文集，相关现场纪实、新闻报道等材料； |
永久 |
| （5）学术活动 |
永久 |
| ①校庆学术活动日程安排，举办学术报告会、学术研讨会的重要材料； |
永久 |
| ②举办各种论坛、学术沙龙的重要材料。 |
永久 |
| （6）展览 |
永久 |
| ①校史馆布展的设计方案、任务书、展览脚本和解说词、展览小样、展览开幕式的材料； |
永久 |
| ②其它各类展览的重要材料。 |
永久 |
| （7）出版物和印刷品 |
永久 |
| ①校庆系列丛书样书、画册、学校简介、校庆专刊； |
永久 |
| ②有关校庆活动的各类印刷品（如邀请信、请柬、海报、校园地图、校庆服务指南、聘书、荣誉证书的样本）； |
永久 |
| （8）邮品和纪念品 |
永久 |
| ①校庆纪念邮票、纪念封等各种宣传邮票及其首发式的重要材料； |
永久 |
| ②校庆活动标志、纪念章、纪念物、礼品及专项活动用品的设计图。 |
永久 |
| （9）宣传活动 |
永久 |
| ①校庆工作新闻发布会的材料、校庆宣传材料； |
永久 |
| ②海内外新闻媒体有关武汉大学校庆活动的新闻报道。 |
永久 |
| （10）学生活动 |
永久 |
| ①校庆学生活动实施方案，系列活动现场纪实、新闻报道等材料； |
永久 |
| ②校庆志愿者工作章程、组织机构设置、志愿者名单、开展各类服务活动的材料。 |
永久 |
| （11）校友活动 |
永久 |
| ①校友座谈会纪要、各接待组校友签到表； |
永久 |
| ②全国各地校友会举办主题校庆活动的材料。 |
永久 |
| （12）基础建设及校园景观建设 |
永久 |
| ①校庆期间标志性建筑物竣工典礼的材料； |
永久 |
| ②各类塑像和纪念碑（牌）揭幕、揭牌仪式的材料。 |
永久 |
| （13）后勤保卫工作 |
永久 |
| ①为校庆活动提供安全保卫工作的材料； |
永久 |
| ②校庆后勤保障工作（食、宿、行）形成的重要材料。 |
永久 |
| 3 |
校庆总结阶段的文件材料 |
永久 |
| （1）校庆工作总结大会、经验交流会的材料； |
永久 |
| （2）校庆工作表彰材料； |
永久 |
| （3）校庆工作大事记、总结； |
永久 |
| （4）校庆经费开支预决算报告，校友捐赠和资金募集情况汇总表； |
永久 |
| （5）校庆专项经费收支情况审计调查报告 |
永久 |
| SW 实物 |
| 序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
| 1 |
学校及各单位制作的各种校庆活动标志物、纪念物、礼品及专项活动用品的样品。 |
永久 |
| 2 |
社会各界捐赠的有保存价值的礼品。 |
永久 |
| 3 |
知名人士捐赠的与武汉大学历史发展相关的、具有保存价值的实物。 |
永久 |
| 4 |
其他与校庆相关的、有保存价值的实物。 |
永久 |
| SX 声像 |
| 序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
| 1 |
校庆期间学校及各单位组织的各类庆祝活动的照片、录音、录像等声像材料。 |
永久 |
| 2 |
校庆期间志愿者工作活动的照片、录音、录像等声像材料。 |
永久 |
| 3 |
与校庆相关的各类展板、各展区的实景照片、录像等声像材料。 |
永久 |
| 4 |
校庆专题宣传片及校庆献礼影视剧样片等。 |
永久 |
| 5 |
校友及有关人士捐赠的珍贵照片等。 |
永久 |
| 6 |
其他与校庆相关的、有保存价值的声像材料。 |
永久 |
