武汉大学学生奖励性材料归档工作制度

       学生奖励性材料是充分彰显我校学生积极向上的精神风貌，集中展示学校培养德智体美劳全面发展的社会主义建设者和接班人的办学成果的重要参考和依据。为规范学生奖励性材料归档工作，根据《关于武汉大学学生奖励性材料立卷归档的通知》（武大档字[2017]2号）和《关于加强和改进武汉大学学生奖励性材料立卷归档工作的通知》（武大档字[2019]1号）的有关规定，特制订本制度。

       一、归档范围

       武汉大学博士研究生、硕士研究生、本科生、继续教育学生和留学生等各类学生在校学习期间，参加政治思想、学术研究、文娱、体育以及社会实践等各项活动、各类评比和竞赛获得全国性、国际性一、二、三等奖（名次）表彰和奖励的文件、证书、奖状、奖牌、奖杯的原件或复印（制）件、照片以及电子文件和声像材料。

       二、归档要求

       （一）各单位要落实学生奖励性材料归档工作的责任制。档案员承担学生奖励性材料的归档工作，与学生辅导员密切配合，做好学生奖励性材料立卷归档宣传，要求学生主动提交相关材料，并按年度积累、保存，为后续的整理和移交奠定基础。

       （二）归档的材料原件和复印（制）件均可，纸质材料与相对应的电子文件应同步归档；实物需拍照并附文字说明，照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰、声音清楚，并附有相关文字说明，文字说明应包括获奖时间、获奖名称、获奖人姓名等内容。

       三、归档流程

       （一）组件：奖励性材料采用区分年度、按件管理的方式，每份材料一件。照片、录音、录像等声像档案以及奖杯、奖牌等实物档案不与纸质材料合并组件，须单独移交档案馆。

       （二）排序：将材料按形成时间--奖项类别--奖项等次排序。

       （三）加盖并填写归档章：在每件材料的右上角加盖归档章，归档章需填写的信息包括：全宗号、部门号、年度、件号、分类号、保管期限及页数；年度指获奖年度，分类号为JX11，保管期限为永久。

       （四）装盒：将材料按顺序装入档案盒，一年一盒或若干盒。

       （五）登陆《档案管理信息系统》辅助立档。

       1.著录。

       著录项包括：

       文号：即文件编号，包括发文字号、奖励证书号等。

       责任者：即颁发获奖证书单位等。责任者有多个时，应逐一著录，责任者之间以“；”相隔。

       其他责任者：导师或获奖指导教师姓名。

       题名：奖励性材料的标题。原题名过于冗长或不能揭示内容时，原题名照录，并根据文件内容另拟题名附后，加“[]”。

       例如： XXXX（立档单位名称）XXX（获奖者姓名）奖励性材料名称,例如：外语学院李强2016年全国高校俄语大赛优秀奖荣誉证书复印件。

       学生基本情况：主要输入学生的姓名、性别、学号、专业。

       日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20210910。

       保管期限：永久。

       页数：每一件归档文件最后一个页号。

       备注：注释需说明的情况。

       2.上传电子文件。

       3.打印归档文件目录、档案移交接收清单和备考表。

       （六）填写备考表和盒脊。

       （七）移交：档案馆指导老师检查案卷质量，验收合格后，立档人员将归档文件目录和档案移交接收清单一式三份，与实体档案一起送学校档案馆；交接双方当面清点数量，检查无误后在归档文件目录和档案移交接收清单上签名盖章。

       四、归档时间

       立档单位应在次年6月底前完成学生奖励性材料归档工作，并向学校档案馆移交。