目 录

1．令计划出席全国档案工作暨表彰先进会议并讲话

2．湖北省高校档案专业委员会四届一次常务理事会议在武汉大学召开

3．湖北省高校档案专业委员会关于开展第七次学术研讨会征文活动的通知

4. 让历史的轨迹更加清晰——记武汉科技大学档案馆

5. 江汉大学举办 2012 年档案工作培训会

秘书处地址：武汉大学档案馆

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令计划在全国档案工作暨表彰先进会议上强调

牢记为党管档为国守史的神圣职责

不断开创档案事业科学发展新局面

2012 年 2 月 15 日 ，全国档案工作暨表彰先进会议在京召开。中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划出席会议并讲话。他强调，各级档案部门和广大档案工作者要以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，始终牢记为党管档、为国守史的神圣职责，紧紧围绕档案事业科学发展主题，全面强化档案资源建设、安全保障、开发利用等方面能力，不断提高档案工作科学化水平，以优异成绩迎接党的十八大胜利召开。

令计划在讲话中充分肯定了近年来全国档案系统取得的显著成绩和作出的特殊贡献，高度评价了档案战线涌现出的先进集体和先进工作者。他强调，要深入贯彻落实胡锦涛总书记关于向全国档案战线时代楷模刘义权同志学习的重要指示精神，在全国档案系统进一步开展向先进学习、向榜样看齐的活动，激励和鞭策广大档案工作者在各自岗位上创先争优、奋发进取。

令计划强调，今年是实施“十二五”规划承上启下的重要一年，也是推动档案事业科学发展的关键一年。各级档案部门和广大档案工作者要进一步增强光荣感、使命感和责任感，切实用好机遇，积极应对挑战，扎实做好今年各项工作。一要服务大局、惠及群众，既围绕中心，做好服务党和国家全局的工作，又关注民生，努力满足人民群众日益增长的档案需求。二要拓展领域、丰富内容，将档案工作向基层延伸、向新行业延伸、向新载体延伸，做到经济社会发展到哪里，档案资源就征集到哪里，档案工作就覆盖到哪里。三要加强管理、确保安全，坚持靠制度管人管事，加快构建科学配套、务实管用的档案管理制度体系，同时狠抓制度执行，切实维护制度的严肃性和权威性。四要创新技术、改进手段，紧紧围绕档案工作中急需解决的关键技术问题开展攻关，不断提高档案工作科技含量，逐步实现存储数字化、管理现代化、利用网络化。五要建强队伍、提升素质，进一步优化队伍年龄结构和知识结构，注意选用重用德才兼备、苦干实干、业绩突出、群众公认的干部，大力营造用心想事、潜心谋事、专心干事的良好氛围，为推动档案事业科学发展提供人才保证。

会上，表彰了全国档案系统先进集体和先进工作者，北京市平谷区档案局 ( 馆 ) 等 60 个单位、李福君等 40 名同志获得“全国档案系统先进集体”、“全国档案系统先进工作者”荣誉称号。 （原载于《中国档案报》 2012 年 3 月 1 日 第一版）

湖北省高校档案专业委员会

四届一次常务理事会议在武汉大学召开

湖北省高校档案专业委员会四届一次常务理事会议于 2012 年 3 月 2 日 在武汉大学召开。湖北省档案局经科处副处长于劲松及 来自全省十余所高校的 14 名常务理事出席了会议。 会议由武汉大学副校长、本会理事长谢红星主持。

会议调整、增补了部分常务理事。原江汉大学档案馆副馆长刘云艳同志，因年龄原因，不再担任本届理事会副秘书长、理事，增补江汉大学档案馆馆长李世祥同志为副秘书长。湖北大学档案馆副馆长鲁双清同志，因工作需要，不再担任本届理事会副理事长、理事，增补湖北大学档案馆馆长刘明达同志为副理事长。

会议讨论通过了本会第四届理事会学术组人选，具体名单如下：

组 长：谢红星（ 武汉大学副校长、本会理事长）

副组长：涂上飙（ 武汉大学档案馆馆长、本会常务副理事长）

江洪洋（ 华中科技大学档案馆馆长、本会副理事长）

李兆荣 （ 武汉理工大学档案馆馆长、本会副理事长）

成 员：刘晓春（湖北省档案局科技处处长）

于劲松（湖北省档案局经科处副处长）

陈 洁（湖北省教育厅办公室副主任、本会副理事长）

张 伟 （ 华中师范大学档案馆馆长）

王根发 （ 中国地质大学档案馆馆长、本会副理事长）

彭国仿 （ 中南财经政法大学档案馆馆长、本会副理事长）

刘明达 （湖北 大学档案馆馆长、本会副理事长）

夏瑾明 （ 华中农业大学档案馆馆长、本会副秘书长）

李世祥 （ 江汉大学档案馆馆长、本会副秘书长）

彭宏斌 （武汉科技 大学档案馆馆长）

乐 宏 （ 武汉大学档案馆副馆长、本会秘书长）

会议研究了本会第七次学术研讨会及征文活动有关安排。 理事长谢红星 就征文活动和研讨会的有关安排提出了具体指导意见。 会议决定：自 2012 年 3 月至 6 月，开展本会第七次学术研讨会征文与优秀论文评选活动，并于 2012 年 10 月召开 本会第七次学术研讨会。

（湖北省高校档案专业委员会秘书处 乐宏）

湖北省高校档案专业委员会

关于开展第七次学术研讨会征文活动的通知

各会员单位：

为进一步推动我省高校档案学术研究活动的开展，促进高校档案学术研究与管理水平的提高，湖北省高校档案专业委员会决定于 2012 年 3 月～ 6 月，开展第七次学术研讨会征文与优秀论文评选活动。现将有关事项通知如下：

一．征文内容：

本次征文设 3 个专题：

1. 高校档案利用与大学文化建设

侧重研究： 高校档案在大学文化建设中的作用； 大学文化的内涵和高校档案的文化属性； 对建设高校档案文化的思考；高校档案与校园文化建设； 高校档案资源开发利用与校园文化建设；高校档案馆文化教育资源开发及利用； 大学文化建设背景下档案信息资源开发研究； 高校档案文化建设与文化育人机制研究；高校档案编研与文化传播；高校档案编纂工作的成果与经验总结；高校档案编纂工作的特点与规律；高校 档案提供利用的深化问题； 高校档案开发利用与共享平台建设研究； 高校档案利用服务新模式，等等。

2. 高校档案信息化与数字档案馆（室）建设

侧重研究：高校数字档案馆（室）建设的理念与实践；云计算与高校数字档案馆；高校电子文件备份（档案）中心的建立与运行；高校电子文件与电子档案管理研究；高校数字档案馆的优化与运行；高校数字档案馆（室）的安全保障；高校档案远程利用；数字时代的高校档案馆建设研究；电子校务环境下的档案管理研究；高校档案网站建设；高校档案数字化技术与标准； 高校数字档案馆与数字图书馆（博物馆）比较研究，等等。

3. “三个体系”建设与高校档案事业发展

侧重研究： 高校档案工作“三个体系”建设内涵和特征研究；“三个体系”建设与高校档案人才培养； 高校档案资源体系建设的 任务与途径； 高校特色档案资源建设研究；高校民生档案工作的内容、特点和管理模式；高校档案安全保障体系建设研究；高校 档案实体和档案信息资源存在的潜在风险和风险评估指标； 高校 档案工作的科学发展与创新；建立“大档案、大服务”理念； 高校档案公共服务的延伸与拓展；高校档案服务能力的评价与提升；等等。

二．征文撰写要求：

1 ． 作者可根据以上征文内容和范围，自选题目撰写论文。

2. 参评的 论文要论点明确，论据充分，层次清楚，文理通顺，逻辑性强；要有 实践性、学术性、创新性和前瞻性。

3 ．参评的论文必须是未公开发表的，且撰写时间为 2009 年 3 月至 2012 年 6 月期间。

4 ．格式规范：正文内容为 4 号宋体，字数一般在四千字左右，用 a4 纸打印。首页左上角标明“湖北省高校档案专业委员会第七次学术研讨会征文”。在论文最后要注明作者姓名、单位、通讯地址、联系电话、邮政编码和 email 地址。

5 ．本会理事单位推荐参评论文不少于 2 篇，其他会员单位推荐参评论文不少于 1 篇。

二．征文截止时间

2012 年 6 月 30 日 。

三．征文投稿方式

请作者在征文截止日期前将参评论文一式十五份，连同论文电子文件一并寄交武汉大学档案馆（湖北省高校档案专业委员会秘书处）。 论文电子文件以 word 格式投稿，文件名以“作者单位 - 姓名 - 论文题名”方式编排。

投稿联系人：乐宏

e-mail:yh640114@sohu.com

联系电话： 027-68753595 ， 13971314255

邮编： 430072

四．征文评选和交流

1. 成立本会第四届理事会学术组。 征文结束后，由 学术组对征文进行评选，按参评论文总数的 50% 划定评奖分数线，其中：一等奖 5% 、二等奖 10% 、三等奖 35% 。

2. 拟在年底前对获奖论文和部分参评论文进行结集出版。

3. 本会将安排部分论文获奖者在第七次学术研讨会上进行大会交流。该会会议时间、地点另行通知。

湖北省高校档案专业委员会秘书处

二Ｏ一二年三月二日

让历史的轨迹更加清晰

---- 记武汉科技大学档案馆

走进位于青山校区主楼十楼的档案馆，历史的气息扑面而来。发黄的纸页上，年轻的笑容依然灿烂，只是纸面上的文字提醒你，黑白照片上的年轻面容早已变成耄耋老人。

四间库房，七万一千余卷档案， 12 位档案馆的老师终日与之厮守。手指滑过档案的脊背，指尖摩挲档案的肌肤，泛黄的纸页里渗透着档案馆老师默默耕耘、辛勤付出的岁月。

1987 年就开始从事档案工作的陈平老师这样描述她从事的职业：“进来一片纸，不管是对还是错，都要登记，不能归档的要上报后才能销毁。 ” 从最初的武汉钢铁学院到如今的武汉科技大学，陈平老师跟着这所学校、这所学校的历史走过太久的岁月。

她回忆说，最初档案馆在图书馆旁边的一所小平房里，那时没有空调，只有电扇，没有电脑，全部都是人工。每年夏天毕业生离校时，整理学生档案都是一件非常辛苦的活儿，不能开电扇，怕把材料吹跑了，就在炎热的夏日里流着汗，手写地址，还要小心汗滴到材料上。这些辛苦都不曾为外人所知。

怕出错 一夜睡不着觉

提起档案工作，他们谦虚地说任何人都能做，而在档案馆做过事的机械学院学生夏天鹏却深知并非如此： “ 看起来很轻松，却很繁琐，需要十分细致。 ”

采访时，正巧遇见档案馆整理修订干部人事档案。在干净整洁的干部人事材料中，有一叠小册子显得格外显眼，这本小册子中每一页都被翻得表面起毛，页脚处也都卷了起来。原始版本是打印版，但除了黑色的打印字体，册子上还有红色的水性笔、蓝色的圆珠笔、黑色的铅笔的笔迹。小册子记录了干部档案中材料的缺失情况，老师们每检查一遍档案，就在这本小册子上记录一遍，三四遍下来，小册子就变了模样。

细致观察档案馆老师们的动作，在核对材料时，他们几乎无一例外地拿手指点着正在看的那行文字，并随视线一个字一个字地向下挪动，认真细致的程度可见一斑。

规范的档案材料，不仅格式有要求，对档案的内容是否完整也有要求。就拿老师们正在整理的人事干部档案来讲，材料的长宽高都有要求，长了的要裁，短了的要接边；材料装订打孔的距离有要求，孔的中心距边界的距离为 2 厘米 ，不能多也不能少；材料的纸页要是缺了角，要修补好，不然完整的要求达不到。一份材料，一个人看一遍是远远不够的，不仅要经多遍核查，还要经多人核查。

边凤芝 老师是档案馆资历较深的老师之一，她说自己工作这么多年，最担心的事情就是出错。她最担心的时候，就是六月份学生毕业档案材料汇集。有时晚上回去，感觉白天的材料好像哪里没装对，一晚上心里都想着这个事，夜里也睡不着。

以刚刚毕业的 2011 届毕业生为例，全校各类毕业生总共 7158 人，每一位毕业生都有一份学生档案，算起来就有 7158 份档案。一份毕业生档案包括：毕业生成绩表、学习成绩单、毕业设计（论文）成绩、授予学位材料、体检表、毕业生就业通知书、已转正党员材料、奖惩材料，最少的情况下，一位毕业生也有 4 份材料。按这个数据统计， 7158 位毕业生意味着 2 万多份材料。档案馆老师要在 7 天内将这 2 万多份材料装进档案度，然后贴上档案派遣地址，中间的每一个环节都不能出错，出错就可能影响该学生日后的工作或学习。

“ 虽然对我们来讲是几千份档案，但对每一个学生来讲，档案是唯一的。 ” 为了保证每一个学生的档案都能准确地到达准确地点，档案馆的老师们在装袋、核实、粘贴转递地址时都会经过多次检查。通常都是一个老师装，另一个老师在旁边核查，一个老师做完了，还要交给另一个老师审查一遍，在发出之前，他们还不忘再核对一遍。

为了在很短的时间内，准确及时地完成毕业生档案派遣工作，档案馆的老师们都自动加班，中午午休取消了，晚上有时还加班到 10 点钟。负责学生档案的 边凤芝 老师笑着说： “ 别的部门加班是一个人，我们加班是一群人。 ”

服务好 为学生半夜查档

加班在档案馆老师看来是家常便饭的事情。但是今年的一次意外加班， 却让沈苏老师的爱人不乐意地发脾气。

一天晚上十点左右，沈苏老师家的固定电话响了，沈老师的爱人接起电话，听说要找沈苏老师帮忙，就不高兴地问：“这么晚了还干嘛！” 沈苏老师回忆说，当时他们正准备睡觉，所以先生听说又要找她出去就很不高兴。

听完电话里的那个学生讲清楚原委，沈苏老师还是决定跑一趟档案馆。原来这个学生第二天要用录取名册，所以必须要当晚拿到 , 经过多番周折才得知沈苏老师家住学校主楼附近，手里保留有档案馆库房的钥匙，因此才半夜打扰沈苏老师。打电话时，他还在从华中科技大学赶往我校青山校区的路上。接到这个学生的第二个电话时，已经十一点多了， 沈苏老师从家来到学校的主楼大厅，连夜帮他找到了录取名册，解决了这个学生的燃眉之急。

提起沈苏老师，上海一位 74 岁的老先生方雪涛称赞连连，电话里他不停地嘱咐记者： “谢谢沈苏老师，她态度挺好的！ ” 方雪涛老先生 1957 年从我校前身武汉钢铁学院毕业， 2009 年因孩子户口问题，需要学校档案馆为其开具在校学生证明。方雪涛因此致电学校档案馆，沈苏老师很快帮他解决了这一问题，他回忆说第二天就收到了自己的证明材料。

服务是档案馆的一块招牌。“办事啥的都挺快的，态度也挺好！”是医学院研究生段维霞对档案馆的印象。

段维霞跟档案馆打过不少交道，“去过好几次，帮同学留学提供证明材料，翻译成绩盖章；自己办护士执照时借实习鉴定；老师评职称帮忙拿相关材料。就是那个最大的房子，跟里面老师说了，很快就办了，而且每次去都有人，态度挺好的。” 档案馆让她感觉挺舒服。
对这一点，档案馆的老师颇为自豪，负责人事档案的蔡晓蓉老师在档案馆工作了 30 多年，她说：“服务热情是我们的传统。”

平日里，他们要接待来档案馆查询资料的老师、学生，为他们提供相关咨询，还要接受毕业生应聘单位对学生的毕业文凭号、专业、姓名等的咨询传真和查询电话。不管遇到什么样的情况，档案馆的老师们都会热情相待。做档案工作最需要是细心、耐心，因而档案馆的老师们说起话来更加温柔细致，耐心诚恳。

蔡晓蓉老师说，不管属不属于我们档案馆的事情，别人找到我们，我们都会积极帮忙解决。有时候，别人在别的部门没解决的事情，我们却帮着解决了。档案馆的老师们各有分工，但是学生咨询时，不管是不是自己分管的那一块，老师们都会热心地解答。

默默付出 需要大家的理解

档案馆的副馆长万青老师说：“档案是个幕后的工作，它的作用在一开始时看不出来，只有要用时才发觉它的重要。档案的收集也是个造福后人的工作，前人栽树后人乘凉，我们现在把档案收集整理好，才能方便后面的人更好地查找资料。正是因为这种前瞻意识， 2008 年评估时，学校要求档案馆给出从 1898 年张之洞创办工艺学堂起，学校总共走出了多少位校友。档案馆很快就给出了准确数字 12 万。 “ 因为我们之前有做过类似的统计工作，所以我们才能够在很短的时间内给出这么准确的数字。”

档案工作的幕后性，让档案馆工作的老师们很少聚焦在人们关注的目光下。可他们从未因缺少关注而懈怠。

为了敦促各部门的档案员及时将本部门需要归档的内容送交档案馆，档案馆的老师经常三番五次地到部门里催。几次之后，各部门的档案员遇见档案馆的老师，条件反射地以为是来催档案的，就主动说：我欠你的档案我过几天就交过去。

老师们都有自己的一摊事，可是为了能使学校的档案材料更完整、更方便学校师生的查阅，他们总是不厌其烦地跑去各部门催档案。

正因为校档案人有这样的工作态度，我校的档案馆工作才能一直走在前列。在档案管理方面，我校是最早实现档案集中管理的少数高校之一，上个世纪八十年代就将人事、学生档案集中到档案管理部门统一管理，形成了独具特色的档案管理模式。

去年 12 月，我校档案馆被湖北省人力资源和社会保障厅、湖北省档案局授予 “ 全省档案工作先进集体 ” 荣誉称号。这是既 1997 年通过科技事业单位档案管理 “ 国家二级 ” 的认定， 1998 年被评为湖北省档案系统 “ 先进集体 ” ， 2000 年被评为湖北省企业、科技事业档案工作 “ 百强单位 ” ， 2003 年干部人事档案工作目标管理达到国家一级标准， 2005 年档案馆被评为省档案局表彰的先进集体单位之后，档案馆赢得的又一荣誉。

采访中，没有哪个档案馆工作的老师提起这些荣誉，提起这些的更多是关注档案馆的其他老师。档案馆的老师们更关心的是如何更好地完善我校的档案工作。

在档案馆上万份的档案中，还有这样的一些档案，他们是毕业生滞留的档案，其中有些还是 50 年代的学生档案，很多年没有人认领，可是老师们还是将他们留着、编号、整齐地排列好。“ 没有了这些档案，学生们工作肯定很麻烦，肯定有人回来找这些档案。 ” 他们总是替别人想得多一些。”

（武汉科技大学学生记者 邹春霞）

江汉大学举办 2012 年档案工作培训会

2012 年 3 月 23 日 ，江汉大学档案馆在全校举办了档案工作培训会。全校 60 余名专、兼职档案工作人员参加了会议。

档案馆副馆长万波在讲话中总结了 2011 年档案工作，对 2012 年的档案工作进行了部署。他强调， 2011 年，在全体专兼职档案工作人员的共同努力下，圆满完成了立卷归档工作。对于 2012 年的档案工作，一是将对归档工作实施精细化管理，即按照《江汉大学归档工作考评标准》对各学院、部门及单位的归档工作进行量化评价，并将评价结果作为学校目标考核的基本依据。二是将启动电子文书文件的远程归档工作，并将此项工作纳入档案馆业务目标考核范畴。三是要加强实物档案的收集与管理。四是要深入开展档案 “ 六五 ” 普法宣传教育工作，做到依法治档。

会上，档案馆石华同志就 2012 年立卷归档工作有关要求进行了说明，陈航同志就《江汉大学实物档案管理暂行办法（讨论稿）》进行了解读，罗敏超同志就电子文件归档有关操作进行了培训。与会人员就立卷、归档工作中的问题进行了讨论，并就电子文件归档进行了上机操作。

（江汉大学档案馆）