湖北高校档案工作简报

2018-03-26

湖北高校档案工作简报

第　八　期

　（总第63期）

湖北高校档案专业委员会

秘书处　编印

湖北省档案学会高校分会

　　 2013年7月15日

自主创新厚积广用不断提升和完善档案信息化功能

—— 数字化建设成为湖北文理学院档案工作创建 aaa 级管理的突出亮点

为适应学校十二五规划建设综合性大学新形势发展的需要，继 2011 年 4 月档案工作实现 aa 达标之后，湖北文理学院档案馆按照 2012 年学校党政工作要点和年度目标责任考核的要求，趁热打铁，借势而上，扎实推进 aaa 级达标备检工作方案实施，在针对常规业务中存在的薄弱环节进行认真整改的同时，紧密结合本校档案工作实际，着力加强档案数字化建设，依靠现有软硬件设备、技术和人力，自主创新，厚积广用，不断提升和完善档案信息化功能，使数字化建设成为本校档案工作创建 aaa 级管理的突出亮点。

—— 改善硬件条件，掌握关键技术，数字化加工和数据处理成为本馆常态业务。年初，档案馆向学校争取 aaa 达标专项经费，主要用于新购高精扫描加工必要设备，安装调试后，随即对 2010 — 2011 年（ aa 达标后）新上架的有长期保存利用价值的纸质档案（除大型工程图纸在外加工外），以及合并前后（ 1978 — 2011 年）所有各校学生录取名册自行组织进行了扫描加工和数据处理，共计页面 47844 张。若加上 aa 达标期间委托市场公司加工完成的页面，总量已达 25 万余张。如此庞大的馆藏信息量进入专用服务器后，（用户可以通过校园网进行档案查询若有原文查看授权即可查看档案原文）客户端若有授权即可在校园网查询。上述成功实践，昭示本馆目前已经具备独立开展档案数字化加工处理的能力，从今往后数字化建设将成为本校档案工作的常态业务。

—— 完善系统 预归档功能，提高归档效率和质量。 通过系统预留办公自动化接口，新增科技档案、声像档案、文件汇编预归档功能，很大程度上提高了档案归档效率和质量。截止目前，通过该功能已完成上年应归档文书档案 2361 件，科技档案 218 卷，声像档案 41 卷，文件汇编 671 件。

—— 建立关键字数据库，进一步提高档案检索功能与效率。东方飞扬软件系统在本馆使用初期，有半年多的时间档案查询检索还处于目录级检索的低水平，随着对该系统功能认知的不断加深，从有利查询工作便捷高效考虑，实现文件级检索势在必行。本馆通过对日常查询利用情况分析，发现党群、行政档案、学生录取名册类档案利用率较高，随即有针对性地着手建立文件所涉关键字数据库工作，耗时近 4 个月时间，共计手工录入党群词条 3465 条，行政词条 3436 条，学生词条 125246 条（占理论工作总量的 70% ）；另重新复制备份和扫描处理学生录取名册 11406 页。通过上述努力，使单位查询时间较之过去节省近九成。

—— 充分挖掘现有档案管理软件系统潜力，自主开发适用的新功能模块。 截止目前，本馆新开发的主要功能模块有学历档案证明和学生档案管理两大模块。通过档案证明模块加强了档案证明的防伪功能，使之更具信服力，今年通过该模块已开出证明 63 份；通过学生档案管理模块管理毕业生档案 3609 份，在校生 17135 份。至此，本馆主要常规业务已全面实现信息化管理和利用。

（湖北文理学院档案馆熊华山凌涛）

春风又绿隆中柳彼岸兰台再逐梦

—— 湖北文理学院召开 2013 年全校专兼职档案员会议

2013 年 3 月 29 日上午，湖北文理学院 2013 年全校专兼职档案员会议在致远楼第三会议室召开，会议认真全面总结了学校档案馆成立以来的工作，共同分享了 aaa 达标的精神与物质成果，同时指出了存在的问题，并特别强调了今后工作中对薄弱环节必须加强的针对性整改和完善措施。会议还通报了档案馆 2013 年目标管理的各项主要个性指标任务，并按照一年一度的工作惯例，以会代训，现场对与会的各单位部门兼职档案人员进行了纸质归档和网上归档业务培训；安排部署了 2012 年度文件材料的立卷归档工作。

副校长李本林主持会议并作重要讲话，强调档案工作人员要认真学习贯彻校党委书记马小洁同志在学校申办创建综合性大学动员大会上的重要讲话精神，要牢固树立“学校申大，我有责任”的担当意识。达标不是目的，档案工作永无止境，要不遗余力抓好 aaa 整改，重点加强和规范干部人事档案建设。全校档案工作人员要继续发扬隆中精神，不断提升能力和素质，立足岗位，主动作为，勇于担当，在平凡的工作中追求和实现自己人生价值，品味事业的成就感。唯有如此，才能让美好的大学梦想照进现实。

（湖北文理学院档案馆）

武汉科技大学档案馆举办二级部门档案员培训

2013 年 4 月 11 日，武汉科技大学档案馆在档案馆阅档室对学校部门档案员进行了档案培训与交流。

这次培训本着高效与实用的原则，根据各部门的工作特点，分机关直属部门和学院进行，培训内容主要为部门立卷归档范围和档案材料整理流程。

上午 10:00 ，档案馆彭红斌馆长主持培训，他向大家介绍了档案工作的重要性和当前学校档案工作的设想及面临的困难。收集指导室金萍主任结合机关直属部门工作特性，将档案整理工作分为预立卷、分类、排列、编目、装盒、移交六个步骤，她系统地讲解了部门立卷归档材料整理流程的每一步骤。下午 14:30 ，档案馆万青副馆长针对学院立卷归档的特点，以一组概念和六个步骤为主线，结合三年来的实际工作情况和学院在整理归档工作中的难点和疑点，对 15 个学院的部门档案员进行了具体的培训。

培训之后，部门档案员参观了档案馆工作场地，实地考察了库房，零距离感受档案馆和档案工作。

（武汉科技大学档案馆）

喜迎校庆，华中师范大学档案馆成功举办校史知识普及讲座

4 月 11 日晚 7 点，为迎接我校 110 周年校庆，由华中师范大学档案馆主办的校史知识普及讲座在我校 10 号楼报告厅如期举行，数百名学生及学校相关部门领导和员工参加。讲座以“百年华师路，莘莘学子情 —— 迎校庆、学校史、凝校情”为主题，以古典舞蹈“风酥雨忆”及诗歌朗诵“百年华师魂”为开场，华中师范大学原副校长汪文汉教授主讲。

汪文汉教授演讲内容以“回望百年历程弘扬华师文化 —— 华师的昨天、今天与明天”为题，分为“回望百年”、“十年跨越”、“梦想未来”三个部分。“回望百年”总结了华师百年历史文化、“十年跨越”介绍了华师今日成就、“梦想未来”展望了华师明日梦想。在演讲过程中，汪文汉教授引经据典，提炼出多首优美校史校园诗句。在回望校史时，他总结道“昙华林里半世纪，桂子山上六十年，‘三江合流'育英才，百年兴旺谱新篇。”在讲到美在华师时，他描述道“桃红李白春意浓，荷花映日石榴红。金桂飘香秋菊美，冬梅傲雪伴青松。”在讲到“爱在华师，情满校园”时，他概括道“‘尊师爱生，爱生如子，爱满华师，爱校如家'是我校的优秀传统”。优美的诗句加上声情并茂的演讲，多次将现场气氛推向高潮。

讲座最后是互动环节，针对演讲内容、围绕校史知识，师生踊跃向汪文汉教授提问。同时，主办方档案馆还准备了校史知识问题向现场师生提问，同学们对校史知识学习表现出浓厚的兴趣，不少同学边听演讲边在现场做笔记，提问抢答场面火爆，现场十分活跃。

此次“百年华师路，莘莘学子情 —— 迎校庆、学校史、凝校情”校史知识普及讲座以宣传普及校史知识、凝聚校友情谊为宗旨，掀起了庆祝 110 周年校庆的又一高潮，让校庆更加贴近师生，校史更加感染师生，校情更加凝聚师生。

（华中师范大学档案馆）

鄂西高校档案工作第六协作组2013 年年会在湖北民族学院召开

2013 年 4 月 19 — 20 日，鄂西高校档案工作第六协作组 2013 年年会在湖北民族学院行政楼 3 号会议室召开，湖北民族学院党办、院办副主任张刚，第六协作组组长、三峡大学档案馆馆长余瑞福及来自三峡大学、湖北文理学院、随州职院、十堰职院等高校档案馆（室）负责人及代表参加了年会。

张刚致欢迎辞

张刚代表湖北民族学院致欢迎词，他就学校办学历史、发展状况、师资力量等基本情况作了简要介绍，同时指出由于地理环境与硬件设施等方面因素，学校档案管理工作与周边兄弟院校尚存在差距，他希望以此次年会为契机加强校际档案管理工作的经验交流，进一步推进鄂西高校档案工作发展。

余瑞福传达全国档案局长会议精神

余瑞福在会上传达了全国档案局长会议精神：一是在档案工作中全面贯彻落实党的十八大精神，提高对档案工作的指导力；二是增强档案工作服务能力，提高档案工作的影响力；三是强化档案资源建设，提高档案事业发展推动力；四是促进民生档案工作新发展，提高对社会建设的贡献力；五是构建档案安全体系建设，提高档案安全保障力；六是完善档案法制建设，提高依法治档的执行力；七是加快档案信息化建设，提高档案科技驱动力。随后他宣读了湖北省档案局办公室印发的《熊承家同志在全省经济科技档案工作暨贯彻国家档案局 10 号令会议上的讲话》、《 2013 年全省档案工作重点》、《关于贯彻落实 < 全宗卷规范> 的通知》，希望参会人员认真学习并落实会议精神，争取使档案工作制度化、规范化、现代化。

校档案室负责人王旭就本次办会情况、学校档案管理基本情况作了汇报，他认为湖北民族学院档案工作体制有待改进，各部门应在档案管理方面加强协作。会上各高校档案工作人员就档案工作经验及困惑进行了交流与讨论，会后，与会人员一起参观了湖北民族学院综合档案室。

会议现场

王旭向与会代表介绍档案信息化管理

（湖北民族学院档案室王旭）

十堰真情话档案兰台厚谊似丹江

—— 湖北文理学院档案馆赴十堰高校考察交流

受湖北工业职业技术学院等高校档案同仁盛情相邀， 6 月 6 日至 8 日，熊华山馆长带领新创 aaa 达标的湖北文理学院档案馆一行七人赴十堰高校考察，先后与湖北工业职业技术学院、郧阳师专、湖北医药学院和湖北汽车工业学院开展对口交流，畅谈经验与体会，倾授实施档案集中统一管理、部门立卷归档工作和各类案卷整理的有效方法与步骤，并就各院校档案馆建设和档案工作规范管理达标升级等问题进行现场诊断，释疑解惑。在馆区、在校园、在席间，各校同仁共叙兰台情谊，话题始终围绕档案工作，互通有无，教学相长。

在本次考察活动中，熊华山馆长还在新更名的湖北工业职业技术院学术报告厅作了题为《丹心酬日月，热血著春秋》的档案讲座。讲座列举大量鲜活事例，穿插运用诗词楹联和散文表达方式，深刻阐述了高校档案工作的作用地位和意义，生动讲述了湖北文理学院档案工作直面落后，从零起步，奋力实现“五年迈出三大步，高标对接达 aaa ”的艰难而又充满激情的跨越式发展历程，坦陈对湖北工职院档案馆建设的六点建议：①顶层设计，集中管理；②先立门户，馆处一体；③纳入岗位，考核挂钩；④部门立卷，督促指导；⑤追补散遗，夯实馆藏；⑥营造氛围，服务发展。

湖北工职院分管领导唐大超副院长主持讲座。地处十堰的上述几所高校档案同仁与该院各单位部门分管领导及专兼职人员共同参加了报告会。

（湖北文理学院胡鹏飞凌涛）

馆馆交流协同共进
—— 湖北文理学院档案馆与湖北汽车工业学院档案馆交流侧记

端午节前夕，湖北文理学院档案馆一行 7 人在馆长熊华山的带领下，到湖北汽车工业学院档案馆走访参观，并进行了面对面、岗对岗的业务交流。

6 月 8 日上午 9 时许，应湖北汽车工业学院档案馆负责人吴顺仙的邀请，两馆人员一起徒步参观校园全景，从教学楼到西山亭，吴顺仙边走边给大家介绍学校的发展历程及办学特色。 10 时许，两馆成员来到湖北汽车工业学院刚刚竣工的逸夫图书馆及正在设计中的档案馆和校史馆新址进行了实地考察，并结合档案馆 aaa 达标要求及新馆建设标准展开了热烈的讨论，提出了很多科学性、建设性意见和建议，对学校领导高度重视档案馆建设给予了高度评价。近 11 点，湖北文理学院档案馆一行 7 人来到汽院档案馆进行了实地参观，并与档案馆全体成员进行了面对面、一对一的档案业务交流。

图为湖北文理学院档案馆馆长熊华山（右一）一行参观我校人事档案室

图为两馆工作人员互相交流科研、教学等档案业务工作经验

最后，两馆人员促膝交流，湖北文理学院档案馆一行 7 人对湖北汽车工业学院人事、学生档案的管理给与了高度评价，认为：湖北汽车工业学院档案馆基础管理工作做的比较扎实，如学生档案建立个人目录，人事档案考核表入库及时等；同时，对该校科研、基建、设备及声像档案的收集、整理提出了许多建设性改进意见。两馆交流，取长补短，达成共识。大家都希望这样的交流活动应该经常开展。

（湖北汽车工业学院档案馆心莲）

目 录

自主创新 厚积广用 不断提升和完善档案信息化功能